メールをシンプルに管理運用する2つのポイント
メールの整理をどうするか?
仕事でメールを使う。
多くの人が使っていることでしょう。わたしも、Gmailなどを使っています。
ただ、たくさんのメールが来ると、整理などが大変だったりしますよね。
わたしはほとんどメールの整理はしていません。
整理をすると、時間が取られます。時間を取られると非効率ですよね。なるべくメールの整理はしたくない。だから、メールの整理をしないで、メールを管理運用したいので、整理はしない。
それでも、メールの返信が必要なものには、返信していますし、ほとんど逃すことはありません。
では、どうしているか?
メールをシンプルに管理運用する2つのポイント・ステップ
以下のような運用方法で、運用しています。
1 メールを読んだら、即返信
2 既読にしたら、アーカイブにする
1 メールを読んだら、即返信
既読にしたら、返信が必要なものは即返信する。
これが基本です。
そして、その場で返信できないものは、未読に戻す。
2 既読にしたら、即アーカイブに
メールを読むと既読になりますよね。既読になって、返信が不要なもの、対処が不要なものはアーカイブに入れてしまいます。
これは、あとでまとめてやっても良いでしょう。
いずれにしても、既読のものは、対応しているので対応不要ということです。
シンプルにすると、ラクになる
メールをフォルダに整理すると良いと言われたりするかもしれません。
ただ、メールが多くなると整理に時間がかかります。
メールを整理すると良いと言われますが、メールの整理をすることが目的ではなく、対応が必要なメールに返信することなどが目的でしょう。
だとしたら、メールを整理することなく、対応できると良いですよね。
ということで、今はこんなふうにメールの管理運用をしています。
もっと改善できるなら、改善したいと思っていますが。