メールをシンプルに管理運用する２つのポイント - シンプルライフスタイルブログ

仕事でメールを使う。

多くの人が使っていることでしょう。わたしも、Gmailなどを使っています。

ただ、たくさんのメールが来ると、整理などが大変だったりしますよね。

わたしはほとんどメールの整理はしていません。

整理をすると、時間が取られます。時間を取られると非効率ですよね。なるべくメールの整理はしたくない。だから、メールの整理をしないで、メールを管理運用したいので、整理はしない。

それでも、メールの返信が必要なものには、返信していますし、ほとんど逃すことはありません。

では、どうしているか？

Gmail

以下のような運用方法で、運用しています。

１　メールを読んだら、即返信

２　既読にしたら、アーカイブにする

既読にしたら、返信が必要なものは即返信する。

これが基本です。

そして、その場で返信できないものは、未読に戻す。

メールを読むと既読になりますよね。既読になって、返信が不要なもの、対処が不要なものはアーカイブに入れてしまいます。

これは、あとでまとめてやっても良いでしょう。

いずれにしても、既読のものは、対応しているので対応不要ということです。

メールをフォルダに整理すると良いと言われたりするかもしれません。

ただ、メールが多くなると整理に時間がかかります。

メールを整理すると良いと言われますが、メールの整理をすることが目的ではなく、対応が必要なメールに返信することなどが目的でしょう。

だとしたら、メールを整理することなく、対応できると良いですよね。

ということで、今はこんなふうにメールの管理運用をしています。

もっと改善できるなら、改善したいと思っていますが。